¿Quién no ha tenido que lidiar en casa con una avalancha de documentos que parece no tener fin? Recibos, facturas, estados de cuenta, volantes, panfletos, recetas médicas, recordatorios, invitaciones, trabajos escolares… Cuando menos lo pensamos, estamos inundados por un montón de papeles que vamos colocando por aquí y por allá, a veces con cierto orden, pero en la mayoría de los casos, convirtiendo los cajones, estantes, escritorios, bolsos y carteras en un desbarajuste total.
Si te preguntas cómo puedes evitar que esto suceda, la clave está en evitar que los papeles se acumulen y estos consejos te ayudarán a ordenar al caos:
- Lo primero es tener un archivero u organizador para toda la papelería indispensable, por ejemplo, documentos legales, resultados médicos, certificados, identificaciones oficiales, declaraciones de impuestos… Todos esos papeles que debes mantener en tu hogar necesitan un buen espacio de resguardo al que puedas acceder fácilmente cuando lo requieras. Organiza tu archivo por categorías, por ejemplo: finanzas, educación y salud, de este modo, podrás guardar cada cosa en su lugar al momento de organizar.
- Un paso fundamental para la organización es crear el hábito de revisar y procesar diariamente los papeles que llegan a casa. Hablamos de los recibos de las compras, las facturas o estados de cuenta, los trabajos que traen los niños de la escuela, los resultados de unos análisis médicos… Parece una idea algo tediosa, especialmente porque hay que realizarla cada día, pero en realidad solo le dedicarás unos minutos y en cambio te estará evitando horas de trabajo cuando tengas que poner al día meses de retraso en organización de papelería. Además, si necesitas un documento importante, sabrás exactamente dónde encontrarlo, sin tener que revolver toda la casa.
Al momento de revisar los "papeles del día", asegúrate de eliminar de inmediato todo aquello que no necesitas. Tira a la basura los volantes que te dieron en la calle, los promocionales que llegaron a casa, los recibos de las compras, los sobres, los menús del restaurante al que nunca pides servicio a domicilio.
Después toca organizar los papeles que se quedan y para ello puedes separarlos en tres grupos:
- Los que necesitan respuesta inmediata, por ejemplo, firmar las calificaciones de tus hijos que tienen que regresarse al día siguiente a la escuela.
- Los que pueden esperar unos días para ser respondidos, hablamos de las facturas de los servicios, los estados de cuenta de las tarjetas bancarias, una invitación a una boda.
- Los que debes conservar, por ejemplo, documentos legales, certificados escolares, estudios médicos importantes.
Los papeles del primer grupo deberás responderlos en ese momento, sin ninguna excusa. Después asigna una carpeta para el grupo 2 y otra para el grupo 3 y colócalas en tu organizador, de esta manera sabrás dónde encontrarlos el día que tengas asignado para las labores administrativas del hogar, como pagar las cuentas pendientes y archivar los documentos importantes.
- Sé muy selectivo con los papeles que “debes” conservar. Nos referimos tanto a recibos, facturas, invitaciones, documentación médica y sí, incluso también los trabajos escolares y todas esas fantásticas obras de arte que nuestros pequeños nos regalan constantemente. Parece algo imposible de realizar, pero la realidad es que no podemos conservar cada pieza de papel que llega a nuestra casa. Así que al momento de elegir lo que “debe” quedarse sé muy pragmático y elige realmente sólo lo que es indispensable.
- Reduce la cantidad de papelería que recibes en casa pidiendo a tu banco que te envíe estados de cuenta electrónicos en lugar de impresos. Y cuando realices compras, si existe la opción elige también el recibo electrónico. Estas sencillas acciones no solo evitarán que estos papeles innecesarios lleguen a casa, sino que serán tu granito de arena a favor del medio ambiente.
- Hay ciertos documentos que necesitas como referencia, pero si no requieres el papel en sí como comprobante, puedes optar por digitalizarlos y así disminuyes el tamaño de tu archivo físico.
Un último consejo: si tu casa ya está inundada por una cantidad absurda de papeles, puedes empezar una rutina de organización, dedicándolo 15 minutos al día, de modo que no te sea muy pesado pero que puedas avanzar poco a poco hasta terminar.
